1 Rekisterin nimi

Argon Pro Oy:n asiakas-, sidosryhmä- ja koulutuksiin osallistujien rekisteri

 

2 Rekisterinpitäjä

Argon Pro Oy (1781074-7), Ankkurinvarsi 6 E, 02320 Espoo, puh. 0400 662533

 

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Timo Nurminiemi, timo.nurminiemi@argonpro.com

 

4 Tietosuojavastaava rekisteriä koskevissa asioissa

Timo Nurminiemi, timo.nurminiemi@argonpro.com

 

5 Rekisteröityjen ryhmät 

 

Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilöryhmiä:

​

• Rekisterinpitäjän asiakkaiden yhteyshenkilöt

• Rekisterinpitäjän potentiaaliset asiakkaat/asiakkaiden yhteyshenkilöt

• Rekisterinpitäjän sidosryhmien yhteyshenkilöt ml. koulutuksiin osallistuvat luennoitsijat

• Rekisterinpitäjän koulutuksiin/tilaisuuksiin osallistujat ja osallistuneet

 

6 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

 

Rekisterin tietoja käsitellään ensisijaisesti asiakassuhteen hoitamiseen ja Argon Pro Oy:n järjestämien tilaisuuksien markkinointiin, toteutukseen ja viestintään.

 

Rekisterinpitäjä ylläpitää tietovarantoa aktiivisista suomalaisista yrityksistä sekä yhteisöistä ja julkisen hallinnon organisaatioista. 

 

Organisaation yhteys- ja taustatietojen lisäksi rekisterissä pidetään yllä tietoa organisaatiossa työskentelevien henkilöiden asemasta ja tehtävistä yhteystietoineen.

 

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

​

• asiakassuhteen hoitoon ja muuhun asiakasviestintään, kuten markkinointiin, uutiskirjeisiin, asiakaskyselyihin, asiakkaan yhteystietojen ylläpitoon ja laskutukseen.

• asiantuntija- ja asiakaspalveluiden antamiseen liittyen rekisterinpitäjän palveluihin ja toimeksiantoihin.

• rekisterinpitäjän toiminnan ja tarjonnan suunnitteluun ja kehittämiseen mm. rekisteröityjen verkkokäyttäytymisen perusteella.

• palveluiden (esim. tilaisuuksien ja koulutuksien) ja toimeksiantojen hallinnointiin, mukaan lukien palvelupyyntöjen käsittelyyn, yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa, osallistujalistojen jakamiseen koulutustilaisuudessa ja käyttöoikeuksien hallinnointiin mm. koulutuksenhallinnan tietojärjestelmissä.

• sidosryhmäyhteistyöhön, kuten luennoitsijan roolissa toimivien henkilöiden osaamisalueiden ylläpitämiseen ja toteutusten rekisteröintiin ja sidosryhmien laskujen ja palkkioiden maksamiseen.

• koulutukseen/tilaisuuteen osallistuvien yhteystietojen luovuttamiseen muille tilaisuudessa mukana oleville sidosryhmille markkinointitarkoituksiin.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (mm. asiakassuhteen hoito, oikeusturvan varmistaminen, markkinointi, laskutus, palkkioiden maksu, tilaisuuden osallistujalistan jakaminen, yhteystietojen luovuttaminen sidosryhmille markkinointitarkoituksiin), tai sopimukseen (mm. koulutukseen ilmoittautuminen), tai lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. kirjanpitovelvoitteet laskutustapahtumien säilytykseen liittyen). Lisäksi rekisteröidyiltä voidaan pyytää rekisteröidyn suostumusta tarvittaessa.

 

Rekisterinpitäjän koulutuksiin/tilaisuuksiin liittyviä erityishuomioita:
Ilmoittautumistietoja voidaan käyttää kyseisen tilaisuuden järjestelyissä ja ilmoittautuneiden nimet voidaan jakaa osallistujalistassa. Tilaisuus saatetaan (video-/valo)kuvata, tai virtuaalikoulutuksesta voidaan luoda tilapäinen tallenne, joka hävitetään 30 päivän kuluttua tilaisuudesta. Kuvaamisen tarkoituksena on se, että mikäli koulutukseen osallistuja ei voi osallistua koulutustilaisuuteen kokonaisuudessaan, hän voi katsoa tallenteesta puuttuvat osat. Tilaisuuden valokuvaus mahdollistaa valokuvien käyttämisen koulutus- tai markkinointitarkoituksessa.

 

7 Rekisterin tietosisältö ja suunniteltu säilytysaika

 

Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

​

• Henkilön etu- ja sukunimi

• Työhön/asemaan liittyvät perustiedot

• Organisaatio

• Yhteystiedot

• Kiinnostuksen kohteet

• Muut käyttäjän suostumuksella kerätyt tiedot

• Palveluiden käyttämiseen liittyvät tiedot, mukaan lukien laskutustiedot

• Palvelupyyntöihin liittyvät tiedot

• Ulkopuolisen asiantuntijan osaamiseen liittyvät tiedot

• IT-hallintatietoja kuten tekniset tunnisteet, lokitiedot, käyttäjänimet, tarjottujen palveluiden käyttöön liittyvät tekniset tiedot 

• Koulutusvideoihin/-lähetyksiin, tai kuviin saattaa tallentua tunnistettavissa olevia henkilöitä. 

• Markkinointitarkoituksiin tietoja voidaan käyttää niin pitkään kuin rekisterinpitäjä tietoja tähän käyttötarkoitukseen tarvitsee. Kirjanpitoa varten tietoja säilytetään niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää.

• Palvelutoimintaan liittyviä palvelupyyntöjä säilytetään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin palvelupyyntö on ratkaistu. 

• Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta

​

8 Säännönmukaiset tietolähteet

• Rekisteröity itse, tai hänen edustamansa organisaatio.

• Yleisesti saatavilla olevat lähteet.

• Ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ostetut yhteystietorekisterit.

• Sosiaalinen media

 

9 Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

 

Koulutuksien/tilaisuuksien suunnittelusta ja järjestelyistä vastaavat, asiakkuuden hoidosta vastaavat, palvelupyyntöjen käsittelijät ja laskutusta hoitavat. Tietoja voidaan luovuttaa koulutusten/tilaisuuksien sidosryhmille.

 

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Rekisteröityjen Argon Pro Oy:lle ilmoittamia tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta tai siirretä EU:n, tai ETA:n ulkopuolelle.

Argon Pron käytössä olevien palveluiden ja sosiaalisen median alustojen, kuten Twitterin, Facebookin ja Google Analyticsin evästeiden tallentamat tiedot saattavat tallentua näiden toimijoiden palvelimille, jotka saattavat sijaita EU:n ulkopuolella.

 

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

 

A Paperiaineisto

​

Rekisteristä ei tyypillisesti synny paperiaineistoa. Mikäli tällaista syntyy, hävitetään aineisto Rekisterinpitäjän tietosuojapolitiikan mukaisesti tietoturvallisesti.

 

B Sähköisesti käsiteltävät tiedot

 

Henkilötietoja käsitellään useissa eri tietojärjestelmissä. Rekisterinpitäjä valvoo, että tietojärjestelmät on suojattu rajoittamalla käyttöoikeuksia, sekä asianmukaisin päivityksin. Tietojärjestelmät on suojattu myös verkkoteknisillä toimilla (palomuurien käyttö ja tietojärjestelmien sijoittelu eri verkkosegmentteihin).

 

12 Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet ja lisätiedot

 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin, sekä oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen oikaisemista, tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi.

 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely tapahtuu rekisteröidyn suostumukseen perustuen.

 

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittelyoikeus milloin tahansa.

 

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella. 

Rekisteröidylle toimitetaan tarvittavat tässä tietosuojaselosteessa annetut tiedot, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä tai kun henkilötietoja ei ole saatu suoraan rekisteröidyltä.

 

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen vaatimus. Rekisteröidyn ei ole pakko toimittaa henkilötietoja ja näiden tietojen antamatta jättäminen ei aiheuta seuraamuksia. Henkilötietojen antaminen voi perustua sopimukseen, tai sopimuksen tekemiseen ja voi näin olla edellytys rekisterinpitäjän palveluiden ostamiselle.

 

Kaikki pyynnöt osoitetaan kirjallisena Argon Pro:n henkilökunnalle, tai rekisteriasioiden yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.